¿Cómo identificar los procesos de mi negocio?

En un negocio, la gestión de los procesos impacta en la administración de los recursos con los que cuenta, ya que para identificar los procesos, se debe  considerar a toda la empresa como una unidad, en la que cada parte tiene una participación vital en el resultado final; por lo que una efectiva gestión por procesos, permite medir los resultados obtenidos comparado con los objetivos y metas planificados. Es por ello que la información resultante es una herramienta de gran valor para la toma de decisiones ya que facilita la mejora continua orientada a cumplir con la misión del negocio, la satisfacción de sus clientes y el impacto de esas decisiones en el medio ambiente. 

En este sentido, para identificarlos, partimos desde su jerarquía de clasificación: 

Macroprocesos

Los macroprocesos son muy numerosos en una empresa, puede haber cientos de acuerdo a su tamaño y complejidad. El establecimiento de la propiedad de tantos macroprocesos es una tarea formidable. De ahí que las empresas deben optar por definir los macroprocesos clave. Sin embargo, la selección debe basarse en criterios como: 

• La no eficiencia: El macroproceso no satisface a los clientes.
• La no competitividad: La información disponible indica que el macroproceso es superado por otros.
• Provoca insatisfacción en los clientes: Las reclamaciones de los clientes (externos e internos) se deben a deficiencias del macroproceso.
• Requiere una gran inversión: Hay muchos recursos de la empresa comprometidos con el macroproceso.
• La criticidad para el negocio: La criticidad puede deberse al efecto del macroproceso en las relaciones de los empleados, el cumplimiento de reglamentos, cumplimiento de calendarios u otras áreas.
• Posesión de un gran potencial de mejora: Quizás los análisis hayan indicado que hay oportunidades para realizar mejoras significativas, como en el servicio a los clientes o en la reducción de costes.
• Entre otras, dependiendo del tipo de empresa.

Microprocesos

Los microprocesos son aquellos procesos más concretos o específicos que forman parte de un macroproceso, es decir son subdivisiones que pueden realizarse de un macroproceso. De acuerdo a J.M Juran un mircroproceso es: “un sistema operativo que comprende pocas tareas, solamente llevadas a cabo dentro de un único departamento funcional.”. Las diferencias en la forma organizativa y en la relación con la jerarquía de los macroprocesos y los microprocesos se establecen a continuación:

Por lo tanto, los procesos tienen algunas características que los definen:

1. Tienen un principio y un fin, es decir tienen límites.
2. Su finalidad es generar un producto o servicio.
3. Tienen un dueño definido.
4. Transforman o complementan entradas de otros procesos por lo cual aportan valor.
5. Se definen a través de un diagrama de flujo con el cual se determinan las actividades que lo comprenden así como las interrelaciones con otros procesos. 
6. Deben ser medidos.
7. Deben ser evaluados y mejorados

Si quieres saber más sobre ¿Qué es un proceso? En nuestro blog tenemos una publicación al respecto, te dejamos la liga aquí.

De acuerdo a la Real Academia de la Lengua Española, un procedimiento es definido como “método de ejecutar algunas cosas”; por lo que dentro de tu negocio debes contar con un Manual de Procedimientos en el cual se establezcan las fichas técnicas de procedimientos de cada proceso. Para elaborarlas, deben contar con los siguientes clasificadores: 

1. Macroproceso al que pertenece.

        1.1 Proceso principal.

          1.1.1 Proceso subsecuente.

                    Función.

                           Función Subsecuente.

Por todo lo anterior, es absolutamente necesario asegurar un alto compromiso a Nivel Directivo de la empresa para garantizar un apoyo absoluto a los equipos de trabajo a fin de que la identificación sea eficaz apoyado por profesionales que cuenten con un adecuado nivel de experiencia en la identificación y elaboración de los Manuales y fichas técnicas necesarias para que tu negocio escale a un siguiente nivel

Esperamos que este artículo te haya servido para que inicies con la identificación de los procesos de tu empresa y cuéntanos en los comentarios por dónde vas a empezar o si tienes alguna duda.

Real Academia Española. (2021). Proceso. 19 de octubre de 2021, de RAE Sitio web: https://dle.rae.es/procedimiento

Isaza, Serrano, Tadeo Alejando. (2014). Implementación de un sistema de control interno. En Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad(179). Bogotá, Colombia: Ediciones de la U.